Din mor arbejder ikke her! Styrk samarbejdet med gode aftaler

11. juni 2020 af Ida Gamborg

Aftaler, Arbejdsmiljø +2 Aftaler, Arbejdsmiljø, Kommunikation, Samarbejde

I dette blogindlæg får du:

1) Indblik i, hvorfor aftaler er så vigtige for samarbejdet og opgaveløsningen 
2) Centrale pointer om respektful kommunikation
3) Mit bud på, hvordan I kan give aftalerne et serviceeftersyn

På alle arbejdspladser findes der et væld af aftaler. Sagte og usagte. Skriftlige og mundtlige. Formelle og uformelle. Aftalerne findes på alle niveuer, lige fra det praktiske i fælleskøkkenet til deadlines og efterlevelse af de politikker og værdisæt, man måske selv har været med til at vedtage. Eller måske er man blot i en personalegruppe blevet enige om, at det er god skik at give lyd i god tid, hvis man ikke kan levere sin del af den opgave, som en kollega skal videre med.

De praktiske aftaler er ofte de mest synlige: Nogle kolleger tager altid den ekstra tjans med oprydningen – andre er ude af døren, et minut før mødet slutter. Nogle har et ryddeligt skrivebord – andres ligner af og til morgenen efter en fest med glas og kopper med kafferande og måske endda en lille mugplet. Lige indtil en kollega bliver så irriteret, at hun/han gør det.

Så sker det på mange arbejdspladser, at små skriftlige påmindelser begynder at dukke op: Husk at stille servicet på afrydningsvogne efter møder. Husk at sætte ny kaffe over, når du tager det sidste (… og nej, det er ikke nok med en bundsjat!). Eller klassikeren:

Ryd op efter dig selv – din mor arbejder ikke her!

Det kommer op på personalemøderne igen og igen, og der indgås aftaler. De overholdes … et stykke tid. Så falder man tilbage i de gamle vaner. Alt for ofte ender det i irritation og småskænderier, og de ellers lavpraktiske løsninger forekommer med ét helt uoverskuelige.

Men hvorfor er det mon så svært at overholde aftaler på arbejdspladsen? Og hvad betyder det egentlig, når vi træffer beslutninger, som vi efterfølgende ikke overholder?

Vi kommunikerer HELE tiden – også selvom vi ikke tror det

Vi glemmer alt for ofte, at vi hele tiden kommunikerer – ikke kun med vores ord, men også med vores adfærd. Og det gælder selvfølgelig også, når vi ikke overholder de fælles spilleregler.

Vi lovpriser ofte vores danske, antiautoritære holdning (i hvert fald inden corona), men den kan indimellem have en bagside: Hvis vi lader alt gå efter vores eget hoved, risikerer vi at skabe en følelse af manglende respekt hos hinanden. For den kollega, der altid rydder op efter sig og altid sørger for, at opgaver modtages og overdrages til punkt og prikke, kan det i hvert fald føles sådan.

Så er der ikke langt til den velkendte gætteleg om den andens motiver: Tænker han, at det, han har gang i, er vigtigere end at overholde simple aftaler? Mener hun virkelig, at min tid er mindre værd end hendes? Føler han sig for vigtig, for klog eller for højt betalt til at give en hånd med eller sørge for, at alle er informerede om opgaven?

Og omvendt: Hvorfor skal selv den mindste regel dog tolkes så krakilsk! Kan de ikke se, at jeg har travlt?

Når der ikke er enighed om de aftaler, der er indgået, opstår der dårligt psykisk arbejdsmiljø. Nogle fremstår som dem, der selv synes, de er for vigtige til at overholde aftalerne, andre bliver enten til de dumme, der så hver gang gør det, der er aftalt – eller til de hellige, der kan pudse glorien. Og hele tiden kommunikeres der uden ord. Nogle oplever, at de ikke bliver respekteret, eller at de er de mindre vigtige i organisationen. Andre lægger ikke mærke til, at det er det, deres adfærd kommunikerer.

Aftaler på arbejdspladsen er med andre ord langt fra ligegyldige – de rækker dybt ind i samarbejdet og opgaveløsningen.

Hvorfor overholder vi ikke bare aftalerne?

Det følgende tager udgangspunkt i daginstitutioner, men gælder i princippet alle arbejdspladser.

Som ekstern konsulent kommer jeg i flere institutioner. Her arbejder vi med at styrke samarbejdet mellem pædagoger, medhjælpere og ledere. Noget, der især spænder ben for samarbejdet, er aftaler, der ikke bliver overholdt. (Og igen, det gælder ikke kun daginstitutioner, selvom de er brugt som eksempel her):

Det kan være aftaler, som handler om, hvordan man som stue løser opgaver sammen. Det kan være pædagogiske aftaler, som handler om børnene. Når man graver lidt dybere ned i, hvorfor aftalerne ikke overholdes, er der mange forskellige bud:

– Man er presset på tid og ressourcer.

– Der er indgået mange aftaler – de er svære at huske.

– Der mangler opfølgning på aftalerne.

– Der eksisterer mange tolkninger af, hvad aftalerne betyder.

– Der bliver ikke taget ansvar for aftalerne. Man tænker måske, at de ikke gælder for en selv, at situationen i dag er en undtagelse, eller at noget andet er vigtigere.

Hvordan vender vi det kedelige billede?

Mine bedste forslag er:

– Få et fælles overblik over jeres aftaler, og genbesøg intentionen med dem. Skal nogen droppes, justeres, tilføjes?

– Kategorisér aftalerne i hhv. samarbejdsaftaler, faglige/opgaverelatede aftaler og praktiske aftaler

– Tal om, hvornår en aftale er en aftale hos jer.

– Tal om, hvilken effekt det har på arbejdsfællesskabet og børnene (eller jeres kunder), hvis I hhv. overholder/ikke overholder aftaler.

– Lav færre aftaler, og genbesøg dem løbende.

Pointen er: Er der for mange aftaler? Lug ud i dem. Er der aftaler, der skal justeres? Så få det gjort. Kommuniker om, hvordan det skal være på jeres arbejdsplads.

Ofte, når jeg taler med arbejdspladser om godt samarbejde, viser det sig, at der ikke er enighed om, hvilke aftaler der er. Nogle mener at vide, at ”sådan har det altid været” og irriteres over, at andre ikke gør det aftalte. Nogle synes, at ”selvfølgelig skal man gøre sådan – ellers er man ikke en god kollega”. Men måske har de andre aldrig nogensinde hørt om, at der var sådan en aftale – og måske er de heller ikke enige i, at man kun er en god kollega, hvis ens skrivebord er ryddet for kaffekopper.

Så her er et godt sted at starte:
Kommuniker om det sammen (alle sammen, ikke to og to ved kaffemaskinen!). Og brug det som afsæt for at få givet jeres aftaler og dermed jeres samarbejde et eftersyn. Det handler om at give jeres samarbejde lidt omsorg og fokus:

1) Hvordan laver vi typisk aftaler med hinanden her i huset?
2) Hvornår er en aftale egentlig en aftale?
3) Hvad kendetegner en aftale, som I (tror I) er enige om er en aftale, og som I overholder? Hvorfor tror I, at den bliver overholdt? Hvilken effekt har det på arbejdsfællesskabet, at I lykkes med at overholde den?  
4) Hvad kendetegner en aftale, som I (tror I) har med hinanden, men som I ikke overholder? Hvorfor tror I, at den ikke bliver overholdt? Hvilke effekter har det på arbejdsfællesskabet, at den ikke overholdes?