Hvad er lederens vigtigste opgave på den hybride arbejdsplads?

28. september 2021 af Hanne V. Moltke

Arbejdsfællesskab, Den hybride arbejdsplads +2 Arbejdsfællesskab, Den hybride arbejdsplads, Hjemmearbejde, Ledelse

Den hybride arbejdsplads

Vores syn på hjemmearbejde er måske for evigt blevet ændret med corona-nedlukningen. Hvor hjemmearbejde tidligere er blevet betragtet som et medarbejdergode, vil det på mange arbejdspladser fremover være et krav fra ledelsen.

På nogle arbejdspladser vil hjemmearbejde også være et stærkt ønske fra en del af medarbejderne – og mere udbredt end tidligere.

Udtrykket ”den hybride arbejdsplads” er ved at indfinde sig. Og det dækker meget godt over den nye virkelighed, som både medarbejdere og ledere skal navigere i.

I det her blogindlæg får du en gennemgang af, hvad udtrykket den hybride arbejdsplads dækker over. Du får mine bedste bud på, hvordan du bedriver god ledelse – og bliver mere bevidst om din ledelsesstil – på den hybride arbejdsplads. Og du får et indblik i, hvordan arbejdsfællesskabet bliver påvirket på den hybride arbejdsplads, og hvordan du som leder kan værne om arbejdsfællesskabet – i en ny arbejdsvirkelighed.

Når medarbejderne i stigende grad arbejder hjemme, bliver ledelsesstilen afgørende for, om det lykkes at skabe et arbejdsfællesskab, der gør det, et arbejdsfællesskab skal kunne.

Et arbejdsfællesskab skal grundlæggende give medarbejderen en oplevelse af tilknytning til arbejdspladsen.

Derudover er arbejdsfællesskabet der, hvor medarbejderen blandt andet kan engagere sig (både socialt og fagligt), hente motivation, modtage kollegaoplæring, få sparring på sine ideer, modtage feedback på sin opgaveløsning – og i det hele taget indgå i et fællesskab, hvor det samlede mål er, at organisationen udvikler sig og holder sig relevant i forhold til omgivelsernes krav og behov.

Men hvordan skal lederen værne om arbejdsfællesskabet, når medarbejderne i stigende grad er spredt for alle (fysiske) vinde? Hvad gør det ved arbejdsfællesskabet, når medarbejderne deltager i det på nye præmisser – løsrevet fra tid og sted?

På den hybride arbejdsplads – hvor medarbejderne langt sjældnere er samlet det samme sted, på samme tid – vil det være sådan, at man skal gå nye veje for at værne om arbejdsfællesskabet. Ledelsen skal tænke i nye baner. Også hvis arbejdspladsen skal kunne tiltrække de bedste og tilstrækkeligt med medarbejdere.

Længere nede kommer jeg ind på, hvilken opgave der venter lederen på den hybride arbejdsplads – og hvad det indebærer, når jeg siger, at ledelsen skal tænke i nye baner.

Men først: Hvad kendetegner egentlig den hybride arbejdsplads? Og hvordan adskiller den sig fra den arbejdsplads, vi kendte før corona?

Det ridser jeg op her…

På den hybride arbejdsplads vil der være færre:

  • Faste strukturer og rotationsplaner
  • Egne skriveborde og faste pladser – eller skriveborde og pladser i det hele taget
  • Faste, fysiske arbejdspladser og faste arbejdstider

Til gengæld vil der komme mere eller flere:

  • Kreativitet og fælles aktivitet – hvad enten det er fysisk eller virtuelt
  • Aktivitetsbaseret indretning af den fysiske arbejdsplads (og teknologisk understøttelse af, at det også gælder hjemme- eller distancearbejdspladsen)
  • Områder, der fremmer sociale relationer (i den fysiske indretning eller teknologisk understøttelse af dette)
  • Forskellighed i medarbejderstaben, fokus på inklusion og rammer, der understøtter forskellighed i arbejdsstile (efter Microsoft 2021)

Hvilken opgave venter der lederen af den hybride arbejdsplads?

Lederen af den hybride arbejdsplads får til opgave at jonglere med de ting, der skaber det mest velfungerende ”lokale” arbejdsfællesskab – i balancen mellem fysisk tilstedeværelse og tilstedeværelse på distancen, mellem fast og flydende arbejdstid, og måske også mellem faste medarbejdere og løst tilknyttede medarbejdere.

Det bliver lederens fornemste opgave – sammen med lederkolleger og medarbejdere – at udtænke fællesmængden mellem det, der er godt for organisationen, for enheden, for det enkelte team og for den enkelte medarbejder. Og det skal vel at mærke gøres på en måde, så arbejdsfællesskabet ikke udsultes, og relationerne ikke fortyndes til skade for organisationens og opgavernes udvikling.

 

Det bliver lederens fornemste opgave – sammen med lederkolleger og medarbejdere – at udtænke fællesmængden mellem det, der er godt for organisationen, for enheden, for det enkelte team og for den enkelte medarbejder.

 

Det er ikke en nem opgave for lederen. Og det er ganske afgørende, at lederen i fremtiden formår (og tør) at tænke i rammer og muligheder for den enkelte medarbejder.

Undersøgelser, man har kendt til siden 70’erne, viser, at de kolleger, man sidder tæt på, er også dem, man udveksler viden med og sparrer med og dem, man kender bedst og lettest opsøger i forbindelse med erfaringsudveksling. Og selv om vi nu er blevet bedre til at arbejde på distancen og på Teams, Zoom m.v., tæller det stadig, hvor ofte (eller om) man ses fysisk.

Fysisk distance er ikke nødvendigvis et problem

Der er en tendens til, at fysisk distance og kommunikationsdistance følges ad, hvis ikke vi arbejder bevidst med det – og til at den mentale distance også følger de to andre. Sker det, bliver den fysiske distance hurtigt et problem for lederen, der blandt andet vil blive oplevet som fraværende.

Men den fysiske distance er ikke nødvendigvis et problem.

Som leder kan du arbejde med selv at styre, hvilken kommunikationsnærhed og hvilken mental nærhed du ønsker at skabe i forhold til medarbejderne – også på distancen.

Her er det vigtigt at være bevidst om de tre distancer, du som leder kan skrue på, og som indvirker på, hvordan du fungerer og bliver opfattet som leder:

  • Din fysiske distance
  • Din kommunikative distance
  • Din mentale distance

Først og fremmest er det vigtigt, at du erkender, at fysisk distance er en udfordring. Blandt andet fordi fysisk nærhed – helt uden at man anstrenger sig – giver en masse tilfældige møder, som typisk afføder samtaler om arbejdsopgaver. Derfor er det vigtigt, at du som leder husker på og er bevidst om at mødes virtuelt. Glemmer du det, bliver du udfordret på både din kommunikative og din mentale distance.

Sådan skaber du kommunikativ og mental nærhed

Hyppig kommunikation gør noget ved den måde, vi oplever vores kolleger (og ledelsen) på – jo hyppigere, vi kommunikerer med hinanden, desto mere tænker vi også på hinanden i forhold til opfølgning, sparring, kontakt osv. Og jo kortere mental distance bliver der derfor. Den mentale distance vil fx have indflydelse på, hvem du først tænker på til nye opgaver, nye funktioner eller lignende.

Hvis du er på en arbejdsplads, hvor mange arbejder hjemmefra eller fra forskellige lokationer, kan du som leder selv arbejde med at justere de to øvrige distancer – og skabe kommunikativ og mental nærhed gennem den måde, du organiserer møder, samtaler og i øvrigt kommunikerer eller opfordrer til kommunikation på.

Distancen kan også have noget at gøre med den grad af gensidig tillid, du og dine medarbejdere udvikler. Og de forskellige distancer påvirker også den gensidige tillid. Derfor: arbejd bevidst med dine ”distancer” og forsøg at finde en optimal balance.

 

Hvis du er på en arbejdsplads, hvor mange arbejder hjemmefra, kan du som leder skabe kommunikativ og mental nærhed gennem den måde, du organiserer møder, samtaler og i øvrigt kommunikerer eller opfordrer til kommunikation på.

 

Husk på, at det, der tæller for at finde den optimale balance, er en tilpas afstand, der både understøtter medarbejdernes opgaveløsning og trivsel. Heri indgår naturligvis også, at medarbejderne skal opleve, at din kommunikative og mentale distance afspejler en nogenlunde ligeligt fordelt interesse for de forskellige medarbejdere.

Hvis jeg kort skal opsummere, hvad der er lederens fornemste opgave på den hybride arbejdsplads, så er bevidstheden om de tre typer af distancer afgørende. Er du som leder bevidst om, hvordan du arbejder med dine distancer og løbende skruer op og ned for dem – alt efter behovet i såvel det samlede arbejdsfællesskab som hos den enkelte medarbejder – så vil du og din arbejdsplads stå stærkt i den nye arbejdsvirkelighed, som corona-nedlukningen har ført med sig.