Hvordan onboarder du nye medarbejdere, når alle arbejder hjemmefra?

25. februar 2021 af Ida Gamborg

Hjemmearbejde, Ledelse +2 Hjemmearbejde, Ledelse, Onboarding, Trivsel

Onboarding under corona

”Du kan bare ringe, hvis du har nogle spørgsmål.”

Sådan en opfordring til en ny medarbejder er helt sikkert venligt ment.

Men. Hvis en ny medarbejder aldrig har mødt sine nye kolleger (eller sin nye chef), er vejen til ”bare” at ringe meget lang.

Der mangler simpelthen en relation mellem den nye kollega og de øvrige kolleger. Den relation kan man sagtens skabe og få meget ud af (det vender jeg tilbage til lidt længere nede). Men inden den relation er skabt, er der alt for meget på spil for den nye medarbejder.

“Du kan bare ringe” er ikke god onboarding. Det er blot et velment tilbud, som den nye medarbejder sandsynligvis aldrig kommer til at gøre brug af.

Ensomhed og tab af faglig selvtillid

Mange af de nye medarbejdere, jeg taler med for tiden, beretter om, at de føler sig ensomme og frustrerede derhjemme. De er på den ene side en del af et arbejdsfællesskab, de aldrig har mødt, og på den anden side er de hjemme uden at have fri.

Flere fortæller desuden om et tab af faglig selvtillid. Hovedsageligt fordi det tager længere tid at blive lært op og dermed føle sig ”sikker” i sine arbejdsopgaver. Men også fordi alle de små og uformelle samtaler, som også foregår på den fysiske arbejdsplads, ikke kan foregå.

Både oplæring og socialisering har altså rigtig svære kår i hjemsendelsesperioden.

Mange oplever sågar, at det er op til dem selv at blive lært op (!). Det er jo svært at blive sidemandsoplært, når man ikke har nogen sidemand! Og det tager lang tid at komme med på opgaver, fordi de ”gamle” kolleger har lettere ved at sende opgaver videre til en ”kendt” kollega frem for en ny kollega. Det betyder desværre også, at mange nye medarbejdere oplever et gevaldigt knæk i deres faglige selvtillid.

Men hvad gør man som leder for nye, hjemsendte medarbejdere? Hvad er vejen til den gode onboarding?

 

Jeg har samlet en række råd til dig, der som leder skal onboarde nye medarbejdere under hjemsendelse:

  • Sørg for, at der bliver holdt ”lær hinanden at kende-møder”, hvor de nærmeste kolleger til den nye hver især tager en 15-minutters telefonsamtale med deres nye kollega. Og dette kan sagtens gøres ud fra nogle forberedte spørgsmål. Det kan være spørgsmål som: Tre ting, som det kan være godt at vide om dig? Hvad er du særligt optaget af i dit arbejde? Hvad glæder du dig til at komme i gang med? Hvad har du for en særlig faglighed? Hvad sætter du pris på i et samarbejde? Hvordan kan jeg hjælpe dig godt i gang? Hvordan kan jeg få hjælp af dig?

 

  • Følg løbende op på de opgaver, der bliver givet til den nye medarbejder. Den nye medarbejder skal føle sig ”set” i sin opgaveløsning og har brug for feedback.

 

  • Sørg for, at opgavefordelingen ikke kun foregår via mail. Tag telefonen og ring den nye medarbejder op. Eller fordel opgaverne på et virtuelt møde.

 

  • Hold møder, som handler om trivsel, og møder, som handler om drift. Skil de to ting fra hinanden. Begge typer af møder er meget vigtige, men bland dem aldrig sammen.

 

  • Tag indimellem en ’walk and talk’ med den nye medarbejder, så I begge kommer ud og får snakket om andet end fagligt indhold. Hvis ikke det er fysisk muligt, så gå en tur hver for sig, mens I taler i telefon sammen.

 

  • Gør det tydeligt, hvad der forventes af den nye medarbejder i hjemsendelsesperioden. Hvornår lykkes vedkommende? Hvem skal den nye tale med om stort og småt?

 

  • Sørg for en buddy/mentor til den nye, så han/hun hurtigt får en fortrolig kollega at vende diverse med på ugentlig basis. Det er vigtigt, at den nye hurtigt få en tæt relation til i hvert fald én kollega.

 

  • Sæt gerne nye kolleger med på tværgående projekter i organisationen, så den nye bliver indkaldt til møder, hvor man mødes med andre end de nærmeste kolleger. Gode relationer på tværs er vigtige for hurtigt at føle sig hjemme i en organisation.

 

  • Vær opmærksom på, at de gamle kolleger formentlig oplever det som ekstra arbejde at tage sig af en ny kollega. Det tager, uanset alder og erfaring, tid at komme godt i gang med et nyt arbejde. Og det kan være et stort tabu for de erfarne at have en åben samtale om, at det er tidskrævende at have en ny kollega med. Og som ny kollega vil man nødig være til besvær. Der er vigtigt at få talt højt om dette, så man kan snakke om, hvordan man gør det på en god måde.

 

Afslutningsvis vil jeg sige: Alle har interesse i, at en ny kollega får en god introduktion. Det siger meget om en arbejdsplads, hvordan man tager imod nye medarbejdere.

Skal de nye ”bare” selv ringe, eller er der lagt en gennemtænkt plan med løbende samtaler og feedback? Husker man at sende en blomsterbuket hjem til den nye medarbejder, når den nu ikke kan stå klar på den fysiske arbejdsplads? Og sørger man for, at den nye føler sig velkommen og godt tilpas – på trods af den fysiske distance?

Det er altafgørende for en ny medarbejder at få en grundig introduktion til såvel arbejdsopgaver som kolleger. Og det er muligt som leder at sørge for dette i en hjemsendelsesperiode – blot i en lidt anderledes form end sædvanligt.

Er det her et tema, I har brug for at arbejde med? Du er altid velkommen til at kontakte os for en uddybende snak om jeres behov - det er uforpligtende og koster ikke noget.