Pædagogisk ledelse afsnit 1: Derfor er fælles aftaler så vigtige for jeres arbejdsfællesskab

9. september 2021 af Ida Gamborg

Arbejdsfællesskab, Daginstitutioner +2 Arbejdsfællesskab, Daginstitutioner, Ledelse, Pædagogisk ledelse

Et stærkt arbejdsfællesskab

Fælles aftaler er en nødvendig del af hverdagen i enhver institution. Og her taler vi om alt fra de praktiske aftaler i fælleskøkkenet til det værdisæt, du som pædagogisk leder måske selv har været med til at beslutte.

Men lige så gode og nødvendige, de fælles aftaler er. Lige så svære kan de være at overholde, huske – og holde styr på!

Er du også udfordret, når det kommer til de fælles aftaler? Du er langt fra alene. Jeg taler (næsten) ugentligt med pædagogiske ledere, som kæmper med de fælles aftaler. De kæmper med alt fra at holde styr på de mange aftaler til løbende at få dem opdateret og få dem kommunikeret på en god måde, så hele institutionen arbejder i samme retning.

I det her blogindlæg får du som pædagogisk leder nogle konkrete ideer til, hvordan du kan arbejde med at styrke – og ikke mindst skærpe – de fælles aftaler i jeres institution. Så jeres fælles aftaler bliver noget, der løbende er med til at styrke og give energi til jeres arbejdsfællesskab – frem for at dræne og føre til uenighed.

En model til at skabe overblik

I foråret var jeg oplægsholder på to webinarer rettet mod pædagogiske ledere – med temaet ”det bæredygtige arbejdsfællesskab”. I min optik er et bæredygtigt arbejdsfællesskab et arbejdsfællesskab, hvor personalet arbejder fagligt og konstruktivt sammen omkring børnene og har en god kommunikation med og om hinanden.

Og det er lettere sagt end gjort. Især hvis man er presset på personaleressourcer. Eller der er knas i samarbejdet mellem nogle af medarbejderne.

Derfor udviklede jeg i forbindelse med webinaret en overbliksmodel. Og den får du også her. Modellen kan fungere som et konkret udgangspunkt for de vigtige fælles snakke, I løbende har om arbejdsfællesskabet i jeres institution. Og så kan den skabe overblik over de punkter, der enten er med til at bygge jeres arbejdsfællesskab op eller bryde det ned. Det vil sige, at hvert tema i modellen er noget, der helt naturligt er en del af dagligdagen i jeres institution, og som er med til at definere jeres arbejdsfællesskab – på godt og ondt.

 

 

Som du kan se, er ”fælles aftaler og overholdelse af dem” ét af de i alt 8 punkter, som er med til at definere jeres arbejdsfællesskab. Hen over efteråret vil jeg tage fat i de øvrige 7 punkter og enkeltvis gennemgå dem – ligesom jeg gør med de fælles aftaler i blogindlægget her.

Men tilbage til hovedpointen i dette blogindlæg: De fælles aftaler og de udfordringer, der helt naturligt er forbundet med dem.

Som ekstern konsulent kommer jeg løbende ud i en række institutioner. Her arbejder jeg med at styrke samarbejdet mellem pædagoger, medhjælpere og ledere. Og her oplever jeg gang på gang, at det, der især spænder ben for samarbejdet, er aftaler, der ikke bliver overholdt. Det er i øvrigt også den tilbagemelding, jeg får fra de pædagogiske ledere, jeg taler med.

I alle institutioner findes der et væld af aftaler. Sagte og usagte. Skriftlige og mundtlige. Formelle og uformelle. Aftalerne findes på alle niveauer, lige fra det praktiske i fælleskøkkenet til deadlines og efterlevelse af de politikker og værdisæt, man som pædagogisk leder måske selv har været med til at vedtage.

Men udfordringen er som regel, at der simpelthen er for mange aftaler. Og der er for mange aftaler, som kun nogle få medarbejdere har ejerskab for eller husker. Der er også aftaler, som der er flere fortolkninger af – og aftaler, som nogle medarbejdere ikke engang ved eksisterer.

 

De fælles aftaler er med til at definere, hvad det vil sige i handling at være en del af arbejdsfællesskabet.

 

Når der ikke er enighed om de aftaler, der er indgået, og når aftalerne derfor ikke lever i dagligdagen, kan det være med til at skabe et dårligt arbejdsmiljø. Nogle medarbejdere vil fremstå som dem, der selv synes, de er for vigtige til at overholde aftalerne. Andre vil fremstå som ”dumme” eller som politibetjente, fordi de overholder aftalerne – og måske også minder deres kolleger om at gøre det samme.

Begge positioner er lige dårlige for det fælles arbejdsmiljø.

 

Når der ikke er enighed om de aftaler, der er indgået, og når aftalerne derfor ikke lever i dagligdagen, kan det være med til at skabe et dårligt arbejdsmiljø.

 

I øvrigt er de fælles aftaler med til at definere, hvad det vil sige i handling at være en del af arbejdsfællesskabet. Så hvis en kollega eller du selv ikke overholder én eller flere af jeres aftaler, kommer I til indirekte at signalere, at I ikke respekterer fællesskabet og hinanden.

Men hvad er de typiske årsager til, at fælles aftaler ikke bliver overholdt? Og hvad kan du som pædagogisk leder gøre, hvis du vil styrke jeres fælles aftaler? Det kommer jeg med mine bedste bud på her.

Her er nogle af de mest udbredte årsager til, at fælles aftaler ikke bliver overholdt:

  • Man er presset på tid og ressourcer.
  • Man har indgået for mange aftaler – de er svære at huske.
  • Der mangler løbende opfølgning på aftalerne.
  • Der eksisterer mange fortolkninger af, hvad aftalerne betyder.
  • Ingen har overblik over, hvilke aftaler der er – aftalerne er usynlige.
  • Der bliver ikke taget ansvar for aftalerne. Man tænker måske, at de ikke gælder for en selv, at situationen i dag er en undtagelse, eller at noget andet er vigtigere.

Kan du genkende billedet? Og har du brug for at gøre noget ved den kedelige tendens?

Her er mine bedste bud på, hvordan du som leder får ryddet op i jeres fælles aftaler:

I første omgang vil jeg sige, at det grundlæggende er bedre at have nogle få, konkrete aftaler – frem for alt for mange.

Derudover vil jeg anbefale dig at prioritere følgende proces: 1) Få et fælles overblik over jeres fælles aftaler. 2) Få kategoriseret aftalerne. 3) Få en fælles forståelse af aftalerne. 4) Sørg for, at der er enighed om, at fælles aftaler kun kan ændres i fællesskab. 5) Følg løbende op på de fælles aftaler. 6) Aftal, hvordan I går til hinanden, når aftaler ikke bliver overholdt.

1. Få et fælles overblik

Hvis du vil styrke og skærpe jeres fælles aftaler, skal du starte med at få et fælles overblik over de aftaler, der eksisterer hos jer. Du kan fx skrive dem alle ned i forbindelse med et personalemøde, hvor du inddrager personalet i processen. Allerede her vil du nok opleve, at der er aftaler i spil, som du ikke engang var klar over, var der. Nogle aftaler vil måske gå tilbage til tidligere ansatte, som ikke længere er i institutionen. Andre vil være i spil, fordi én eller flere ansatte ikke er blevet informeret om, at aftalen ikke længere er gældende.

2. Kategoriser aftalerne

Når du har fået skabt et overblik over aftalerne, skal de kategoriseres. Her vil jeg anbefale at inddele aftalerne i tre kategorier:

  • Pædagogiske aftaler
  • Praktiske aftaler
  • Samarbejdsaftaler

De pædagogiske aftaler er de aftaler, som skal hjælpe jer med at holde styr på, hvilke pædagogiske aktiviteter I har forpligtet jer på at gøre sammen for børnene. Det kan være alt fra hvordan I hilser på børnene og forældrene om morgenen til hvordan I spiser sammen hos jer.

De praktiske aftaler er de mest synlige – og dem der oftest fører til irritation og småskænderier. De praktiske aftaler kan omhandle alt fra at tømme skraldespanden til at fylde op med bleer, hænge vasketøj op, feje gulvet osv.

I mange institutioner eksisterer der typisk et mønster, hvor nogle medarbejdere altid udfører og overholder de praktiske aftaler, mens andre sjældent gør det. Og så sker der ofte det, at små, skriftlige påmindelser begynder at dukke op: Husk at stille servicet på afrydningsvognen efter frokost, husk at sætte ny kaffe over, når du tager det sidste eller klassikeren: Ryd op efter dig selv – din mor arbejder ikke her!

De praktiske aftaler kommer op på personalemøderne igen og igen. Og alt for ofte ender de i irritation og småskænderier. Her er det vigtigt at understrege og også anerkende, at ingen over tid synes, at de praktiske opgaver er sjove. Men de er et fælles ansvar – uanset hvad.

Samarbejdsaftalerne er de aftaler, som skal styrke og værne om jeres arbejdsfælleskab og den måde I samarbejder på. Samarbejdsaftalerne kan omhandle alt fra, hvordan I går til hinanden, når noget er svært, til hvordan I taler til hinanden, og hvordan I holder møder.

3. Få en fælles forståelse af aftalerne

Når aftalerne er kategoriseret, giver det mening at have en fælles proces med personalet, hvor I får en fælles forståelse af aftalerne. Her kan I skelne mellem, om aftalen er en klar eller uklar aftale. En klar aftale er en aftale, hvor alle har forstået det samme og ved, hvad aftalen helt konkret betyder i praksis. Alt andet er en uklar aftale, som skal tages op til revision. Det kan også være, at nogle af aftalerne er forældet og skal sløjfes.

4. Fælles aftaler bør kun ændres i fællesskab

Sørg for, at alle er med på, at fælles aftaler som udgangspunkt kun kan ændres i fællesskab. Det vil altså sige, at personalet ikke kan gradbøje eller undvige aftaler efter forgodtbefindende.

Her kan det dog være sundt med en 80/20-regel. 80 procent af gangene overholder I jeres fælles aftaler. Og så er der de 20% om året, hvor I står i nogle særlige situationer, hvor vejret gør noget ved det, I skal, eller hvor I mangler hænder og derfor må improvisere. Her er det vigtigt, at I er fleksible og tilpasser jer efter situationen, snarere end at I død og pine skal overholde en fælles aftale.

5. Følg op på aftaler – ingen aftaler holder for evigt

Fælles aftaler kræver løbende opfølgning. Som pædagogisk leder skal du løbende følge op på jeres fælles aftaler for at sikre dig, at alle – nye som gamle kolleger – har forstået aftalerne, og at de lever på en god måde i jeres dagligdag. Det betyder også, at du løbende bør justere jeres aftaler, hvis de ikke fungerer i praksis. Måske skal du indimellem sløjfe en aftale. Eller tilføje en ny aftale, fordi du kan se, at behovet opstår. Det er her, du som leder kan skabe ejerskab og ansvar omkring aftalerne blandt dine medarbejdere ved at I løbende får snakket om dem i fællesskab og måske får dem justeret, opdateret eller sløjfet – sammen.

6. Aftal, hvordan I går til hinanden, når aftalerne ikke bliver overholdt

Sidst men ikke mindst er det vigtigt, at du som leder prioriterer en fælles snak om, hvordan I går til hinanden, når en fælles aftale ikke bliver overholdt. Det skal være helt legalt (og ikke ilde set), at I minder hinanden om de fælles aftaler, og at I ved, hvordan I kan gøre det på en god og konstruktiv måde, så det giver energi til jeres fælles arbejde.

Jeg håber, at dette blogindlæg har givet dig en god portion inspiration til dit og jeres arbejde med fælles aftaler. Og at jeres aftaler fremover kan være med til at styrke jeres arbejdsfællesskab, fremfor at være noget, der dræner og fører til uenighed.