Pædagogisk ledelse afsnit 2: Sådan bruger I feedback til at styrke jeres arbejdsmiljø

16. november 2021 af Ida Gamborg

Daginstitutioner, Feedback +2 Daginstitutioner, Feedback, Ledelse, Pædagogisk ledelse

God feedback

Har du nogensinde haft en kollega, der ofte kom til at vrisse ad børnene?

Eller har du modsat haft en kollega, som du beundrede, fordi hun bevarede roen i pressede situationer?

Disse situationer har de fleste prøvet. Men når hverdagen er travl, er det ikke altid, man får talt om situationen med sin kollega – eller givet den nødvendige feedback.

Men feedback er vigtig. Også (eller måske især) når der er travlt.

Det at få feedback på sin praksis er en af de mest værdifulde og effektive veje til at udvikle sig som fagperson. Så en god feedbackkultur kan være med til at øge både trivslen og arbejdsglæden.

I det her blogindlæg får du nogle konkrete råd til, hvordan du kan bidrage til at skabe en god feedbackkultur i jeres institution. Du bliver bevidst om de udfordringer og faldgruber, der findes i arbejdet med feedback. Og du får indblik i, hvad det kræver at arbejde med feedback – og hvor meget det omvendt lønner sig i arbejdsmiljøet, når I først har skabt en kultur, hvor I kan give hinanden konstruktiv og tillidsfuld feedback på stort som småt.

Men hvorfor er feedback egentlig så svært – både at give og modtage?

Det kan være svært både at give og modtage feedback. For hvis modtageren skal få noget ud af det, kræver det, at man som afsender øver sig og har gode rammer for, hvordan man giver feedback. Det er altså både ressourcekrævende, fordi det skal sættes i system. Og fordi det kræver nogle særlige kompetencer af den enkelte medarbejder.

Gennem mit arbejde med institutioner ser jeg ofte, hvordan mange kollegiale udfordringer løses ved, at man taler med andre end den, det handler om. Det kan også være, at man går til sin leder, TR eller AMR.

Men når man ikke går til hinanden, kan det skabe en kultur, hvor der ikke er tillid til, at man kan tale om tingene. Eller hvor nogle konflikter eskalerer, fordi de ikke bliver taget i opløbet.

Samtidig er jeg ofte ude for, at kolleger også glemmer at rose hinanden for de gode ting. Og det er faktisk lige så afgørende for arbejdsmiljøet.

 

Feedback udebliver, fordi vi ikke ønsker konflikter

Naturligvis er det ofte vanskeligere at give feedback på noget, man har oplevet som negativt. Og der er nok mange årsager til, hvorfor det er så svært.

Det kan være, at der simpelhen ikke er en sund kultur for, hvordan vi taler sammen, når noget er svært. Det kan også handle om konfliktskyhed.

 

Det er som regel ikke det, vi siger, som gør andre kede af det. Det er måden, vi siger det på.

 

Mange af os bryder os ikke om konflikter. Og man kan blive nervøs for, hvad det gør ved relationen fremover, hvis man går direkte til personen, det drejer sig om. Så der kan være meget på spil, når vi skal sige noget til hinanden, som vi synes er svært at sige.

Mange har måske også oplevelser i bagagen, hvor man har forsøgt at give feedback, som ikke blev taget godt imod. Måske har man også prøvet, at man fik sagt tingene for hårdt, så det blev til kritik, eller modsat at man pakkede det så meget ind, at pointen ikke kom frem.

Men det er som regel ikke det, vi siger, som gør andre kede af det. Det er måden, vi siger det på. Man kan sige meget til hinanden, hvis det bliver sagt på en ordentlig måde og med en god intention.

Og så er feedback jo en type af kommunikation, man skal træne. Det er ikke bare noget, man nødvendigvis kan. Det er en kompetence, som skal trænes – igen og igen.

 

Når vi rådgiver om pædagogisk ledelse, er jeres feedback-kultur ét af de temaer, vi kan arbejde med.

 

Når det bliver personligt

Kunsten i at give feedback er også at holde sig til emnet eller situationen. Alligevel er det svært at holde feedbacken udelukkende på det faglige plan.

Vi er præget af, at vores identitet er koblet op på, hvad vi laver. Vores arbejde er en stor del af vores fortælling om, hvem vi er. Så når vi får feedback, kan der være meget på spil.

Udfordringen er også tit, at når man endelig giver feedback til en kollega om noget, der ikke virker, så er det ofte på et tidspunkt, hvor man er så fyldt op, at det kommer ud på en måde, der bliver meget svær at modtage.

Men feedback skal ikke handle om, at man bare har brug for at komme af med noget. Det skal være en velovervejet samtale, hvor man har tænkt over, hvordan det kan modtages af kollegaen. Det må aldrig blive sagt i kampens hede, eller hvor børnene eller andre kolleger er til stede.

 

Den gode feedback sker i gode rammer

Selvom feedback er svær og krævende for alle involverede parter, så kan det lykkes at få skabt gode rammer på arbejdspladsen, der gør det lettere at få sagt tingene, inden de hober sig op.

De steder, hvor de lykkes med en god feedbackkultur, er de steder, hvor de har en leder og nogle tovholdere, der har sat nogle rammer for, hvordan og hvor ofte man giver hinanden feedback – hvor feedback er sat i system, og hvor det ikke blot sker ”i kampens hede”, når nogen har fået nok.

 

Husk at se indad

Inden du giver din kollega feedback, er det vigtigt, at du reflekterer over, hvad du vil have ud af samtalen.

Handler det om, at du har et udviklingsønske for din kollega? Er det en oplevelse, du gerne vil vende? Eller handler det om, at du bare skal læsse af? For hvis det er det sidste, der er på spil, så er der ikke længere tale om feedback.

 

Meget af den feedback, vi giver andre, handler også om os selv.

 

Det er også vigtigt, at du er bevidst om, hvad der især kan få dig til at reagere.

Meget af den feedback, vi giver andre, handler også om os selv. Vi har alle triggerpoints eller ”blå mærker”, som er skabt af vores erfaringer. Derfor giver det altid mening at kigge indad og vurdere, hvad det er, vi bliver ramt af, når vi får lyst til at give feedback.

 

Styrk det positive sprog

Når vi skal have skabt en god feedbackkultur, er det også vigtigt at huske på, at vi som regel er rigtig gode til at tale om det, der ikke fungerer – frem for det, der fungerer godt.

Vi har et virkelig veludviklet og righoldigt sprog for ting, der ikke virker.

Vi er bedre til at sige, hvad vi IKKE vil have.

Resultatet er desværre, at feedbacken på de ting, der virker godt, bliver enormt generel og nogle gange overfladisk sammenlignet med feedbacken på det, vi gerne vil forandre.

 

Den positive, forstærkende feedback er den, der gør, at vi vokser. Derfor skal vi træne at kunne give den forstærkende feedback.

 

Ingen mennesker kan holde ud at høre en lang liste med ting, der ikke virker, selvom du indleder med én ting, der var god.

Den positive, forstærkende feedback er den, der gør, at vi vokser. Derfor skal vi træne at kunne give den forstærkende feedback.

Tal meget mere om, hvad I gør rigtig godt hos jer. For den del skal I også udbygge og styrke. Og det er de snakke, som skaber sammenhold og sammenhængskraft i arbejdsfællesskabet.

 

Bliv på egen banehalvdel – og beskriv frem for at bedømme

Men hvordan gør du så, når du står i en situation, hvor det fx er nødvendigt at sige til din kollega, at hendes dårlige humør spreder sig og skaber en trykket stemning på stuen?

I stedet for at sige, at du synes, din kollega virker sur, kan du sige, at du har lagt mærke til, at vedkommende ikke altid får sagt godmorgen, og at det gør, at du oplever det, som om kollegaen er i dårligt humør.

 

Der er stor forskel på at høre ”du virker altid sur om morgenen” til ”jeg oplever, at når du kommer om morgenen, siger du ikke godmorgen, og det gør, at jeg bliver i tvivl om, hvorvidt der er noget galt.”

 

I stedet for at vurdere din kollega, bør du i stedet beskrive det, du selv oplever. Der er stor forskel på at høre ”du virker altid sur om morgenen” til ”jeg oplever, at når du kommer om morgenen, siger du ikke godmorgen, og det gør, at jeg bliver i tvivl om, hvorvidt der er noget galt.”

Det kan også være en god ide at dele feedbacken op, så du vælger, om du vil give feedback på samarbejdet og relationen eller på den faglige opgaveløsning med børnene. På den måde bliver din feedback skarpere og mere tydelig.

Og så er det vigtigt at huske, at der er lige så mange opfattelser af virkeligheden, som I er mennesker på arbejdspladsen. I ser og oplever ting forskelligt, og det er det, der skal være fokus på, når I giver hinanden feedback.

Uddyb, forklar og beskriv ud fra dit eget synspunkt, men vær også nysgerrig på, hvordan den anden oplever situationen. I behøver ikke blive enige, og I behøver ikke have samme opfattelse for at kunne have en god og kontruktiv snak.

 

Gode overvejelser inden du giver feedback:

- Er du er rolig eller stadig ramt af den oplevelse, du vil tale med din kollega om?

- Tænk din feedback igennem: Hvad handler den om? Trigger den noget særligt i dig på grund af dine erfaringer eller tidligere oplevelse? Handler den om noget fagligt eller noget andet?

- Hvad vil du gerne have ud af samtalen med din kollega?

- Hvordan formulerer du dig? Og hvordan er dit kropssprog? Måden, du giver feedback på, er lige så vigtig som det, du vil sige.

- Vær tydelig omkring, hvad din feedback handler om: Opgaveløsningen eller samarbejdet?

- Hold dig på egen banehalvdel: Del dine oplevelser med udgangspunkt i dig selv og det, du har oplevet. Undgå at vurdere, hvorfor din kollega gjorde, som hun gjorde.

- Inden du giver feedback, så spørg din kollega, om tidspunktet passer – eller hvornår I i så fald kan tale sammen.

- Giv din kollega mulighed for at vende tilbage senere eller dagen efter, hvis vedkommende ønsker uddybning eller blot har brug for at tale igen.


Hvordan modtager du feedback?

Indimellem vil du opleve, at du står på den anden side. At du er den, der skal modtage feedback fra en kollega.

Det kan være lige så ubehageligt og svært at modtage feedback som at give feedback. Som modtager må du derfor gerne være med til at skabe gode rammer for samtalen.

Du har selvfølgelig ret til at stoppe samtalen, hvis du oplever, at situationen bliver ubehagelig, eller at feedbacken ikke foregår et hensigtsmæssigt sted.

Du har også ret til at vende tilbage og bede om at snakke om tingene igen dagen eller ugen efter – når du igen er klar. Hvis du har det behov, men ikke benytter dig af den mulighed, risikerer du at gå glip af at få mest muligt ud af den feedback og de gode hensigter, som din kollega måske havde med feedbacken.

Som modtager af feedback behøver du hverken at forsvare eller forklare dig. Og du må gerne stille spørgsmål, hvis noget er uklart. Det kan også give mening at spørge din kollega, hvordan vedkommende vil foreslå, at du eller I ændrer på noget fremover. Det er også helt i orden bare at sige tak for det og lade det synke ind, til du måske er klar til at tale mere om det.

 

Et fælles ansvar

Hvad enten det er nyt for jer at skabe rum for en feedbackkultur, eller I allerede er godt i gang, så er det vigtigt at huske på, at vedligeholdelsen af et tillidsbaseret feedback-rum er et fælles ansvar.

Lederen har selvfølgelig hovedansvaret for at få skabt den gode feedbackkultur, men en leder kan ikke skabe den kultur alene. Alle har et medansvar for, hvordan man i arbejdsfællesskabet taler til og om hinanden.

 

Lederen har selvfølgelig hovedansvaret for at få skabt den gode feedbackkultur, men en leder kan ikke skabe den kultur alene.

 

Feedbacken skal sættes i en tydelig, professionel ramme, hvor man giver feedback på en særlig måde gentagne gange over tid. Med tiden vil I opleve, at det bliver mere naturligt at give feedback. Og der kommer mindre og mindre på spil, når det sker i en struktureret og rammesat form.

I vil sandsynligvis også opleve, at I får et mere anerkendende sprog, fordi det at øve sig på feedback også træner et værdsættende og anerkendende sprog. Og det vil være med til at skabe større tillid og fælleskab og ikke mindst styrke den faglige udvikling.

 

Eksempel på en indledende øvelse i feedback:

Prøv på et personalemøde at inddele jer i mindre grupper – to og to – hvor I hver skriver to gange forstærkende feedback (det, der tidligere hed positiv feedback) på noget, I synes fungerer godt. Det kan fx være i forhold til samarbejdet eller opgaveløsningen. Skriv derefter én justerende feedback (det, der tidligere hed negativ feedback) på noget, I ønsker anderledes eller forbedret i forhold til samarbejdet eller opgaveløsningen.

Når I noterer jeres feedback, er det vigtigt, at I er så detaljerede som overhovedet muligt. Og feedbacken må gerne være på helt små ting. Fx at du sætter pris på, at din kollega altid spørger, om du vil have en kop kaffe med.

Afsæt god tid til at tale punkterne igennem. Det er helt normalt, at dette kan opleves unaturligt i starten. I er ved at øve jer på et nyt sprog og på en feedback-praksis. Det tager tid. Ofte oplever jeg, at det er sværere at give feedback end at modtage den. Og det, de fleste savner, er den forstærkende feedback. Altså der hvor man gør det godt og lykkes. Den skal fylde mest.