Sådan formidler du komplekse processer med simpel grafik

6. november 2019 af Ida Gamborg

Forandringer, Formidling +3 Forandringer, Formidling, Grafisk facilitering, Processer, Visuelle virkemidler

Procesarbejde og grafik

Jeg møder ofte mennesker på arbejdspladser, der har brug for at skabe en god ramme for at tale om en proces eller en forandring.

Det kan være et nyt forløb, der rummer nye procedurer for et team eller en afdeling. Det kan være en større forandringsproces. Det kan også være et nyt onboarding-forløb.

Hvis du har stået over for en proces eller et forandringsforløb på din arbejdsplads, kan du måske nikke genkendende til, at det kan være svært at formidle en proces, så alle føler sig inddragede og informerede.

Endnu sværere kan det være at samtale om processen, hvis alle ikke er enige eller lige dele informerede.

Her er mit råd:

Prøv at visualisere processen – allerede fra start af. Simpel grafik eller en tydelig metafor kan være en god ramme til at sætte gode snakke i gang og forklare det komplekse på en simpel måde.

Men.

Én ting er at bruge visuelle virkemidler til at tydeliggøre de budskaber, du vil dele med dine kolleger.

En anden ting er, hvad du bruger af visuelle virkemidler – altså hvad du vælger at illustrere eller tegne – og hvilke dialoger det afføder.

Her er metaforikken afgørende. Skal du vælge en trappe eller et træ til at illustrere den proces, I skal være sammen om?

I dette blogindlæg får du:

1) Et overblik over, hvilke typer processer du har god nytte af at kunne illustrere i en arbejdsmæssig sammenhæng.

2) Et indblik i, hvilke effekter forskellige metaforikker har på den proces, du ønsker at formidle: Hvilke former for dialoger om og spørgsmål til processen bliver mulige?

To typer af processer

Der er overordnet to typer af processer, som er oplagte at illustrere:

  • Lineære processer
  • Cirkulære processer

 

Lineære processer er de projekter, programmer eller forløb, der har en (mere eller mindre) lige vej hen mod et mål. Det kan f.eks. være et konkret forløb med 4 projektmøder hen over året og et evalueringsmøde til slut.

Når du skal tegne eller illustrere en lineær proces, vil du typisk bruge lige former til at illustrere den lige vej mod målet, og du tegner fra venstre mod højre – i læseretningen. Der vil typisk være et defineret slutpunkt, som alle involverede kan orientere sig imod. Hvis du tegner bøjede pile eller veje med sving, kan det indikere, at der vil være noget uforudsigelighed undervejs – men retningen er sat.

 

Når du skal tegne eller illustrere en lineær proces, vil du typisk bruge lige former til at illustrere den lige vej mod målet.

 

En cirkulær proces vil derimod være en type forandringsproces eller projekt, hvor du har brug for at visualisere (ligestillede) elementer i processen, som er vigtige at være opmærksomme på. Det kan føre til dialoger om forskellige komponenter eller delprocesser i processen.

Målet kan måske være foranderligt, eller det kan være placeret i midten: Mange ting er vigtige rundt om det at nå målet eller det at komme rundt om temaet. Et cirkulært tema kan f.eks. være det gode samarbejde.

 

En cirkulær proces er en type forandringsproces eller projekt, hvor du har brug for at visualisere (ligestillede) elementer i processen.

 

Hvordan visualiserer du en lineær proces?

Trapper, stiger, veje og lige pile indikerer typisk lineære processer. Vi skal ét sted hen, og vi har et givet mål for øje. Der kan dog godt illustreres sideveje eller pile, der deler sig i flere pile, men den overordnede metaforik lægger op til dialoger om veje(n) mod målet.

Når du tegner en lineær proces, kan det afføde snakke om, hvilke ”bump” der er på vejen, og hvordan I sammen kommer over eller igennem disse forhindringer: Hvad kræver det – og af hvem? Hvem er med på ”rejsen” eller ”turen”? Og hvad giver brændstof undervejs?

 

Metaforikken er afgørende for, hvilke spørgsmål der kan blive afdækket – og hvilke dialoger der bliver mulige.

 

Der er måske en tankstation på vejen eller en togstation, hvis det er togrejsen, der bruges som metafor. Det kan også være, at der er en P-plads, hvor noget skal parkeres. Vi kan her tale om at parkere det, som vi vælger ikke at bruge energi på nu. Det, som vi taler om i andre sammenhænge, eller det, som ikke hører hjemme i denne proces.

Og her er det ikke ligegyldigt, HVAD du tegner. For metaforikken er afgørende for, hvilke spørgsmål der kan blive afdækket – og hvilke dialoger der bliver mulige.

Hvordan visualiserer du en cirkulær proces?

Når du skal visualisere en cirkulær proces, skal der altid være en midte. Du kan fx gøre brug af en mindmapping-struktur, hvor du tegner noget i midten med nogle elementer rundt om. Det kan være en tegning af dit team i midten og en grafik rundt om, som indikerer vigtige elementer i teamsamarbejdet eller i de arbejdsopgaver, som skal løses i det nye projekt.

 

Når du skal visualisere en cirkulær proces, skal der altid være en midte. Det kan være en tegning af dit team i midten og en grafik rundt om, som indikerer vigtige elementer i teamsamarbejdet.

 

En cirkulær proces kan også illustreres som en fysisk blomst med 6 blomsterblade, hvor hvert blomsterblad illustrerer et vigtigt delelement i en cirkulær proces. Her kunne en cirkulær proces fx handle om kerneopgaven hos os. Og der kan det være vigtigt at afdække spørgsmål som: Hvilke fagligheder byder ind med hvad? Hvordan ser vi hinandens bidrag?

Selve blomsten kan som metafor bruges til at afdække spørgsmål som: Hvad giver næring til planten? Hvad er kendetegnet ved den gode muld, som er grundlag for plantens vækst? Hvor ofte skal der skiftes muld, og hvad betyder det?

Træet er en anden konkret metafor, som lægger op til lignende dialoger. Træet rummer også muligheder for dialoger som: Hvad fungerer allerede, eller hvilke initiativer er allerede godt i gang (de modne æbler på træet)? Hvad er grundlaget for vækst – hvordan er rodnettet under os? Hvad er stammen i projektet?

For nyligt var jeg sammen med nogle kursister, der tegnede et træ, som skulle illustrere et borgerforløb. Borgerforløbet handlede om en gruppe borgere, der skulle tilbage på arbejde efter et sygdomsforløb.

Træets rødder gav mulighed for at illustrere borgernes personlige netværk, de allerede opnåede erfaringer, de beståede eksaminer, uddannelser osv. De umodne æbler på træt var de endnu ikke bevidstgjorte kompetencer – der hvor man kunne sætte ind med tiltag og nye idéer.

 

En tømmerflåde med sejl er et andet godt eksempel på en cirkulær procesillustration. Den kan generere spørgsmål som: Hvem er ombord? Hvor drømmer vi om at komme hen? Er der med- eller modvind lige nu?

 

En tømmerflåde med sejl er et andet godt eksempel på en cirkulær procesillustration. Den kan generere spørgsmål som: Hvem er ombord på tømmerflåden? Hvor drømmer vi om at komme hen? Er der med- eller modvind lige nu? Hvad kan give vind i sejlet – og hvad kan bremse os? Kan vi støde på grund, og hvad er faresignalerne rundt om os (er der hajer i farvandet?)? Er der et fyrtårn i horisonten – eller hvad sigter vi efter? Hvad kræver det af samarbejdet ombord at komme derhen?

Metaforer skaber refleksioner og giver overblik

Når du tegner eller illustrerer en proces ved hjælp af metaforer, giver det anledning til refleksioner. Og refleksioner kan være afgørende i den indledende fase af en proces.

 

Metaforen kan føre til givende dialoger, som kan munde ud i gode, indbyrdes aftaler – måske i form af en konkret handleplan.

 

Metaforer og grafik giver også et fælles overblik. Uanset om vi taler om en lineær eller cirkulær proces, er der altid et behov for at skabe et fælles overblik over processen. Og her er en metafor et rigtig godt afsæt.

Den rette metafor kan være med til at afdække diverse spørgsmål i fællesskab. Og metaforen kan føre til givende dialoger, som kan munde ud i gode, indbyrdes aftaler – måske i form af en konkret handleplan.

Find den rette metafor til lige præcis din proces

Har du fået mod på at illustrere den næste lineære eller cirkulære proces, du skal arbejde med?

Så hold dig det her for øje: Det er ikke ligegyldigt, hvilken metafor (pil, stige, træ eller tømmerflåde) du bruger. Hver metafor kan afføde meget forskellige dialoger om processen.

Det handler altså om, at du finder den rette metafor til lige præcis den proces, du skal arbejde med.

Når du skal finde den rette metafor, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:

  • Hvad er formålet med processen?
  • Hvordan kan en given metafor understøtte dette budskab?
  • Undersøg det ved at tegne eller få andre til at tegne det for dig.
  • Giv dig tid til refleksion over, hvilke elementer der skal indgå, og hvilket miljø du vil skabe rundt om den proces, der skal påbegyndes.
  • Hvilke medbetydninger eller præmisser ligger i hvilke billeder?

 

Jeg har med dette indlæg ønsket at gøre opmærksom på to ting: At metaforer og grafik kan være en afgørende indgang til at formidle selve de mest komplekse processer på en tydelig og inddragende måde. Og at den måde, som vi bruger metaforer og illustrationer på har direkte effekt på det, vi efterfølgende får mulighed for at tale sammen om.

Så ønsker du meningsfulde, inddragende dialoger om din næste proces eller det næste projekt i din organisation, så vælg at illustrere den – og gør det med omhu. Du vil opleve, at du får rigtig meget ud af det.

Rigtig god fornøjelse!

Er det her et tema, I har brug for at arbejde med? Du er altid velkommen til at kontakte os for en uddybende snak om jeres behov - det er uforpligtende og koster ikke noget.