Skærp jeres møder med denne schweizerkniv – 6 greb til mere udbytterige møder

6. februar 2020 af Trille Frodelund Lykke

Dialog, Ledelse +2 Dialog, Ledelse, Mødekultur, mødeledelse

Schweizerkniv til bedre møder

Kender du den her situation…?

Du sidder til et møde. Måske du endda skal lede mødet.

Kort tid efter mødet er gået i gang, ser du, at mødedeltagerne kigger tomt ud i luften. Én gaber, en anden smugkigger på sin telefon.

Når du stiller et spørgsmål, bliver du mødt af tavshed med tavshed på.

Eller omvendt:

Alle taler pludselig i munden på hinanden. Men de mange ord fører jer ingen steder hen.

Du tænker: ”Hvordan får jeg liv i snakken og får folk til at byde ind med faglige perspektiver og meninger?” eller: “Hvordan styrer jeg dialogen, så vi ender et godt sted?!”

Det, jeg siger til dig nu, kan lyde barskt: Årsagen til den lave mødekvalitet ligger muligvis ikke kun hos de mødedeltagere, du er i rum med.

Du mangler sandsynligvis også nogle redskaber til at lede møder på en mere struktureret, inspirerende og inddragende måde. Måske du ligefrem savner nogle redskaber, du med det samme kan gå i gang med at bruge?

I det her indlæg får du:

6 skarpe greb, som gør dit næste møde langt mere fokuseret, livligt og udbytterigt end vanligt. Man kan kalde det for en slags schweizerkniv, der kommer fra facilitatorens bukselomme, og som du altid kan have ved hånden, når du skal lede møder.

Vigtigt at kunne facilitere den gode dialog

At facilitere den gode dialog er en vigtig kompetence både i lederens, mødelederens, projektlederens og konsulentens rolle. Vi kan komme til at spilde mange menneskers tid på uvedkommende og uproduktive møder, hvis ikke vi skærper vores evne til at facilitere og lede dialogerne på vej.

 

Ofte mangler møder faktisk den skarphed og det fokus, der er nødvendigt, for at de kan udvikle opgaveløsningen og smøre samarbejdet.

 

Formålet med møder og dialoger må jo altid være, at de huskes, bliver levende og bæres videre ind i arbejdet og den konkrete opgaveløsning. I dag går alt mange møder i glemmebogen, nærmest umiddelbart efter de har fundet sted…

Spændende eller vage møder?

Fællesdialoger og møder er den vigtige olie, der smører samarbejdsflader, så opgaver bliver løst bedst muligt. På møder skal der aftales, informeres, koordineres, idéudvikles og diskuteres. Derfor bør møder være fokuserede, livlige og vedkommende.

 

Fællesdialoger og møder er den vigtige olie, der smører samarbejdsflader, så opgaver bliver løst bedst muligt.

 

Men. Ofte mangler møder faktisk den skarphed og det fokus, der er nødvendigt, for at de kan udvikle opgaveløsningen og smøre samarbejdet.

Måske kender du selv fornemmelsen af vage møder, hvor du har været mødedeltager?

Du rejser dig fortumlet fra stolen. Noget skete, der blev sagt en hel masse, nogle stillede spørgsmål, nogle beklagede sig over noget, én sagde en joke – og så sluttede mødet.

Nu ved du ikke helt, hvad du skal tage med fra mødet, selvom du egentlig fulgte godt med. Du står tilbage med det ene spørgsmål, du faktisk ikke må stå tilbage med efter et møde: ”Hvad skal der nu ske?”

Du går forvirret tilbage til din kontorplads med fornemmelsen af, at du har spildt din tid.

Lige præcis dé situationer kan vi gøre meget bedre – ret let.

Facilitatorens schweizerkniv: 6 greb til gode møder

Jeg lovede dig, at du ville få 6 greb til at give dine møder førstehjælp. Og dem får du nu. Jeg har valgt at kalde dem for ”facilitatorens schweizerkniv”. For det handler om, at du skal lære at skære dine møder ind til benet og skabe engagement i én og samme bevægelse.

Form og indhold er tæt forbundet, og derfor skal du bruge følgende greb til at understøtte de gode dialoger og de gode møder:

  1. Struktur
  2. Retning
  3. Inddragelse
  4. Lethed
  5. Variation
  6. Opsummering

 

Første greb: Struktur

Det første greb til bedre møder handler om struktur. Når vi holder møder, kommer vi ofte til at gøre ”lidt af det hele” i en ustruktureret form. Eller det er uklart, hvornår vi gør det ene, og hvornår vi gør det andet. Det kan opleves som en rodet affære – og hvad værre er som spild af tid, fordi der ikke skabes klarhed.

Hvis hjernen i forvejen halvtræt, skal der ikke megen ustruktureret dialog til, før den mister fokus. En enkel struktur for mødet skal sikre fokus og overblik.

Den struktur skal du opridse ved mødets start. Og gør det gerne ved brug af grafik eller andre visuelle greb, så mødedeltagerne hele tiden kan følge med i strukturen, og så I løbende kan vende tilbage til den.

Andet greb: Retning

Det andet greb til bedre møder handler om at sætte en retning for mødet. Hvis vi ikke er helt klare på, hvad vi skal med mødet, og hvorfor vi skal bruge tid på det, så kommer dialogen til at virke som et forstyrrende eller irrelevant element – frakoblet væsentlighed eller endnu værre: frakoblet mening.

Når du sætter en klar retning for mødet, guider du deltagernes opmærksomhed hen på de væsentlige spørgsmål og pointer, som I skal omkring. Helt konkret handler det om, at du fra mødets start fortæller, hvad hensigten med mødet er, og hvorfor det er vigtigt, at I holder det.

Tydelighed om retning for mødet er vores trædesten for ny adfærd. Det øger ganske enkelt sandsynligheden for, at mødet sætter spor i de efterfølgende tanker og handlinger.

Tredje greb: Inddragelse

Det tredje greb til bedre møder handler om, at du skal inddrage mødedeltagerne. Hvis jeg ikke har en aktiv rolle i mødet, bliver det vanskeligt for mig at koble mødets indhold til min egen virkelyst efterfølgende. Jeg skal som deltager bruge vilje og energi på eventuelle nye handlinger bagefter. Derfor skal du inddrage og engagere mig – og det skal ske på mødet.

Kort og godt: Hvis du vil have mødedeltagerne til at gå ud og gøre noget (nyt) efter mødet, må du engagere og motivere dem undervejs ved at inddrage dem aktivt i mødets byggesten – det kan være dialoger, ideudvikling eller noget tredje.

Fjerde greb: Lethed

Det fjerde greb til bedre møder handler om lethed. Når du skal facilitere et møde, indebærer det, at du gør mødet ”lettere”.

Du skal derfor passe på med at stille for mange, for lange eller for svære spørgsmål. At bevare letheden i en dialog kræver, at du har øjet på bolden og har antennerne ude i forhold til at sanse, hvad der sker blandt mødedeltagerne, og hvad der er en tilpas ”forstyrrelse” fra din side.

Det er ikke dig der som facilitator for mødet skal løbe med opmærksomheden eller udvise dygtighed. Du skal stille dig til rådighed, så tingene udvikler sig med alles bidrag for øje, og så alle er med.

Femte greb: Variation

Det femte greb til bedre møder handler om at skabe variation. Mange møder trækker på samme form: Ofte rundt om et bord, hvor én taler og resten lytter. At variere formen er en vej til at øge deltagernes evne til efterfølgende at huske, hvad der foregik.

Du kan variere dialogerne i måden hvorpå du opdeler dele af dialogen: Skal deltagerne tale i dyader eller i større grupper? Du kan variere mellem kortere og længere tidsintervaller til besvarelse af spørgsmål. Du kan variere mellem stående, gående og siddende dialoger. Du kan variere mellem at give information ved brug af visuelle, grafiske, talte og skriftlige udtryk.

Sjette greb: Opsummering

Det sjette og sidste greb til bedre dialoger handler om at opsummere mødets pointer. Hvis et møde skal ændre adfærd eller give ny energi til samarbejdet om opgaverne, skal det munde ud i konkrete aftaler, planer og/eller handlinger. Alt for ofte bliver vi for vage her!

Vi kan gøre møder meget mere udbytterige ved at gøre os umage med den sidste fase, hvor vi opsummerer pointer og aftaler.

Hvad tager vi hver især med fra mødet? Og hvad skal vi gøre med det? Disse spørgsmål skal altid prioriteres og besvares.

Og her må I gerne blive meget konkrete og præcise omkring, hvad der skal ske efter mødet. Hvem har ansvaret for hvad? Hvad skal der gøres i konkrete situationer herfra? Er der noget, der har en deadline? Osv.

Som mødeleder er det din fornemste opgave at styre tiden, så I har god tid til denne vigtige slutfase.

Der er mange veje til gode møder

Der er mange veje til produktive og gode møder. Møder er en del af de fleste arbejdspladsers kultur, og måske er der også andre greb end de seks, som jeg har nævnt, der kan være af stor værdi for dine fremtidige møder.

Det kan fx være nogle greb, der har til hensigt at pleje mødedeltagernes relationer på forskellig vis – det kunne være at give plads til den uformelle snak eller det at bruge humor i oplæg og fremstillinger.

Måske du har nogle greb i ærmet, som du gerne vil dele? Hvad gør du for at skærpe dine møder?

Er det her et tema, I har brug for at arbejde med? Du er altid velkommen til at kontakte os for en uddybende snak om jeres behov - det er uforpligtende og koster ikke noget.